展览场馆的功能及场馆管理的作用

　　要探讨展览场馆的管理问题，首先需要明确展览场馆的功能。展览场馆是会展业存在的基础，是会展业发展的平台，是会展及其相关活动的硬件依托。
　　展览场馆管理，是会展业系统程序中最为关键的一环。它通过系统管理和程序操作，主要在以下几个方面发挥作用：

　　1.提供功能齐备、运转良好的展馆、展场及配套设施。
　　2.协助展会主办者实现展会主题及目的。
　　3.协助参展商实现展出目的及参会目的。
　　4.为观众提供良好的参观环境。
　　5.协助政府有关部门进行对展会的各项管理。

　　场馆管理的几个主要方面

　　展览场馆硬件设施的管理

　　此项管理包括对展馆、展场的功能保障和及时维修，水、电、气的有效供应，各种机械设备的良好运转。每年都要制定详细的维修计划，定期检修。使用率比较高的展览场馆，要抓紧并珍惜展览淡季（如北方的冬季和长假等）时间来完成上述任务。
　　保证展览场馆另一项关键性措施，是在展会进馆施工前和展会闭幕撤展结束后，由场馆方和租馆方共同查验展馆，如有损坏，要按租馆合同相关条款进行索赔。这一点，不仅仅是让损坏者承担责任，为展馆方减轻损失，更重要的是通过这一措施，提高租馆方的责任感，督促其采取有效措施，来尽量防止在用馆过程中对展馆的损害。

　　营销管理

　　任何展览场馆所有者，都希望通过成功的营销，来获取更大效益。场馆营销是一个比较复杂的问题。不同的展览中心，面对着不同的地域展览市场，营销策略和重点不同。使用率高的展馆，在旺季供不应求，为满足不了租馆者的需求而着急；使用率低的展馆，却常常望着空荡荡的展馆而忧心如焚，犯愁纵有三头六臂也招不来规模大、品牌好的展会。但总的来说，营销管理应该注重以下几个方面：
　　①研究制定正确的营销策略。
　　②确定适宜的基本馆租价格。
　　③运用好价格杠杆。
　　④有计划、有针对性地培养客户群体。
　　⑤因地制宜培育名牌、规模展会。
　　⑥展馆设施和各项服务要尽最大可能满足展会主办者和参展商的要求。

　　安全管理

　　安全管理对展览场馆经营者来说，相当重要。任何展会都是一种公众性社会活动，观众云集，任何安全事故都不能出现。“安全无小事”，这一环节必须常抓不懈。否则，一旦出现问题，无法弥补，悔之晚矣。
安全管理主要有以下几个方面：
　　① 消防安全。
　　此项安全是重中之重，并且需要一定的资金投入。这部分资金千万不可省，一定要完备各项设施，并经常检测是否处于良性状态。
　　②展会观众安全。
　　针对不同的展会，要有不同的安全措施。对观众密集性的展会（如汽车展、服装展等），要有特殊的安全措施和工作重点。
　　③展会施工安全。
　　④展会运输安全。
　　⑤制定展会安全预案。
　　要根据不同的展会特点，制定有针对性的展会安全预案。只有这样，才能在展会的整个过程中“预而不乱”，有条不紊地完成安全任务，保证每个展会的顺利进行。

　　运输管理

　　对展馆使用率比较高的展览中心来说，运输管理很重要。展览运输，看似是运输公司的业务，但离开场馆方的配合，展会运输很难搞好。而展会运输这一环节如果搞不好，将会降低展馆的使用率；对有淡旺季的展览场馆，这一影响将会更为严重，会错过安排展会的大好时机，从而直接影响了经济效益。这方面的例证，国内外展览中心都曾出现过。因此，不可轻视运输环节。运输管理要注意以下几个方面：
　　①选择有实力、有经验的运输公司承担运输总代。
　　在这一点上，场馆方要与展会主办共同商定，几方一起同心协力完成运输任务。
　　②要根据展会的不同特点制定运输方案。
　　场馆方对运输的管理，不可一成不变；要根据不同的展会，安排不同的工作重点。比如，重型机械、机床展，其运输管理重点就与服装展不同。
　　③争得政府交通管理部门的支持。
　　这一点尽管在场馆管理职能之外，但也相当重要。一个大型展会，不管是展品运输还是展期交通管理，都离不开交管部门的支持。
　　5.展览施工管理
　　展览施工管理，过去人们重视不够，现在已逐步被一些展览场馆管理者所重视，尤其是一些使用率比较高的大型展览中心。前年，一位中国展览界长期从事展览施工业务的资深、权威人士，曾经在《中国展览》杂志上发表一篇《全是无序》的文章，全面、深刻地反映、抨击了中国展览施工业内的混乱情况。这种无序和混乱，严重影响了中国会展业发展的环境，也严重损害了各展览场馆的形象和声誉。因此，在目前的形势下，施工管理相当重要。
　　展览施工管理主要有以下几个方面：
　　①施工单位的资质认证管理。
　　这是施工管理的前提。没有好的施工单位，不可能有好的施工质量、好的施工秩序、好的施工环境和好的展出效果。目前，展览施工单位数量相当庞大，参差不齐，鱼龙混杂。
　　②展览所需水、电、气管理。
　　此项管理非常复杂，但如搞不好，将会严重影响展会施工的正常进行和展会的顺利开幕。
　　③施工安全和环保管理。
　　目前一些施工单位，以过低的报价去获得展会施工项目（中标），但为了盈利，在施工过程中偷工减料，以次充好，既造成了安全隐患，又容易形成环保超标，使人进入后“睁不开眼，喘不上气”。因此，此环节亟需严格管理。没有好的展览施工，便不可能有异彩纷呈的精彩展会。

　　三、几个当前突出问题
　　1.骗展问题
　　目前存在的骗展问题，主要表现在二个方面，一是骗场馆方，二是骗参展商。
　　①骗场馆方。
　　骗场馆方基本上有三种形式：一是对外谎称租了某某展馆进行招展骗钱；二是租了馆后不办展、不交馆租；三是租馆办完展后不交或拖欠馆租。
　　对于第一种骗展，场馆方无能为力，只能靠司法部门查处；对于第二种和第三种骗展，场馆方可采取签订租馆合同后分期收取馆租、在展会开幕前收齐馆租，不交清馆租就不开馆门的方式来防止受骗。因此，租馆合同应有包括此方面内容的条款。中国国际展览中心多年来就采取了这一措施，收到了较好效果。
　　②骗参展商。
　　此种骗展的表现形式是，展会审批、场馆租赁都没问题，问题是展会开幕后根本没有专业观众，主办方在招展时的承诺无一兑现，绝大部分参展商参展毫无价值，没有任何收获，展会整个是个骗局。
　　此种骗展的对象是参展商，好象与场馆方没什么关系。但在参展商受害的同时，场馆方同样受连累。参展商在愤怒的向主办者讨要说法时，往往也认为场馆方参与了骗局，从而对场馆方发泄不满，有时甚至毁坏场馆设施。因此，场馆方应采取有关措施，最大可能避免这种事件的发生。以下方式可以参考：
　　（1）不向有骗展嫌疑的主办者出租场馆。例如，有的主办只租2000㎡、3000㎡展馆，却拟举办一个题目大、题目多的貌似“大型”的展会，与面积极不相称。此种情况可考虑不予租馆。
　　（2）收取押金。目的有两个，一是如发生骗参展商行为，可用押金去弥补参展商的部分损失；二是押金会使一些骗展者望而却步，自己中止骗展行为。
　　2.展馆使用率不高问题。
　　目前国内展馆平均使用率不高，在20%以下。许多展馆展源不足，大量闲置。这一问题看似展览场馆管理者面临的严峻问题，但根源却在建造场馆的决策环节上。会展经济是市场经济的组成部分，有其自身发展规律。一些地方、一些城市，不具备或目前尚不具备发展会展经济的基础和条件，但却一哄而上，兴建展览场馆，致使场馆建成后造成闲置浪费。
一些展会，尤其是规模和品牌展会的形成，都不是偶然的，都有其形成所需的必要条件，或有经济、政治、文化中心优势，或有产业优势，等等。要解决展览场馆使用率不高问题，首先要解决展馆建设项目盲目上马问题。否则，这一问题会永远得不到解决，甚至愈演愈烈。
　　3.“两头热，中间冷”问题。
　　“两头热，中间冷”，是我对目前中国展览业内兴建展馆热、举办展会热、展览场馆管理不被重视的概括形容。
　　一些城市动则斥资几亿、十几亿、几十亿人民币兴建会展中心，至今热度不减；各地政府、协会、学会、公司都在热衷于举办各类主题的展会。而如何对建成后的展览场馆进行规范化管理、对举办的展会进行规范化运营这一关键性的问题，却重视不够，研究不够，落实不够。对展览场馆进行规范化管理，是发挥场馆功能、实现展会主题和展出目的必要性条件。展会在创办之后，需要通过规范化的现场运营管理，来使这个展会朝着品牌化、规模化的方向发展。因此，展览场馆的规范化管理以及展会项目的规范化现场运营，是连接场馆与展会的纽带，是发挥场馆功能、实现展会目标的关键。三者三位一体，相辅相成，相得益彰。